Na internet há tantas dicas de especialistas sobre como administrar o tempo que se você fosse ler todas elas provavelmente ficaria sem tempo para fazer mais nada. Há sugestões para todos os perfis. Algumas dão a impressão de que a pessoa vai precisar de mais tempo para organizar o tempo do que para fazer as coisas realmente importantes. Para facilitar a vida — e economizar tempo — fizemos uma seleção de alguns tópicos que são comuns a muitas dicas de como administrar o tempo.
Planeje - este é um ponto essencial. Afinal quem não está disposto a planejar, não deve estar também muito interessado em administrar o tempo. Só quando se analisa tudo o que deve ser feito e quanto tempo cada tarefa deve levar é que se pode, efetivamente, gerenciar o tempo. Aqui é importante listar atividades pessoais e profissionais e definir quanto tempo por dia se tem para o trabalho e para a vida pessoal.
Priorize – Você pode ter uma lista enorme de tarefas e pode saber que levará dias, semanas ou mesmo meses para fazer tudo. Mas se você não colocar prioridade para cada uma, a sensação de que as coisas não estão andando vai continuar a ser um tormento.
Use uma agenda – pode ser em papel, no computador, ou até no celular. O importante é mantê-la atualizada. Liste todas as tarefas, escreva seu planejamento e tente segui-lo. À medida que você concluir cada atividade risque aquele item. Este é o momento para você apreciar o avanço obtido e para avaliar se o seu planejamento foi bem feito (e adequá-lo, quando for o caso).
Saiba dizer não – vivemos em uma época em que tudo parece ser urgente. Antes de aceitar um novo compromisso, consulte sua agenda e veja o quão importante ele é diante das demais coisas que você precisa fazer. Caso não seja possível alocá-lo dentro da sua programação, diga que não pode fazer aquilo até quando tiver tempo na agenda. A regra de ouro aqui é evitar espremer todas as demais coisas para incluir uma nova. Esta é a receita certa para você perder o controle do seu dia a dia.
Lembre-se do tempo de deslocamento (e seja realista) – se suas atividades incluem muitos deslocamentos pela cidade é fundamental alocar um tempo para o próprio deslocamento. Em grandes cidades isso é ainda mais crítico.
Comece pelo mais importante – a cada dia, comece as tarefas pelo que for mais importante. Mesmo que surjam imprevistos e você só consiga fazer aquilo, você terá a sensação de que o dia avançou.
Seja objetivo – se começou uma atividade, termine. Se a atividade demora muito tempo, procure planejá-la em mais de um dia, é mais produtivo porque evita a monotonomia de uma longa tarefa e permite realizar outras atividades menores.
Comunique-se – o sucesso da administração do tempo depende também de como você se comunica com as pessoas com as quais tem que se relacionar para concluir cada atividade. Pode ser o chefe, o subordinado, o colega ou um familiar. Se todos estiverem cientes das suas disponibilidades de tempo serão mais compreensivos e a colaboração tende a funcionar melhor. Importante lembrar que este tipo de colaboração deve ser mútua. Ou seja, procure saber quais são as disponibilidades das outras pessoas também.
A imagem deste post é do Wikimedia Commons, por Anomie.
